¿QUÉ ES UNA PROJECT MANAGEMENT OFFICE?

Según el PMBOK, 5ª edición, “Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) es un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción”. También se podría definir como:

 

Marco institucional en el que se establecen las prácticas, herramientas y mecanismos de control unificados que le permiten a la organización gestionar sus proyectos en las distintas etapas en las que estos se encuentran.
 

¿Por qué es necesaria la PMO en las empresas?

 

Hoy en día las empresas se enfrentan a entornos de trabajo cambiantes, tanto desde el punto de vista interno, por ejemplo rotación del personal, como externo, mercados muy dinámicos o desconocidos, etc. Esta variabilidad hace que las empresas acomentan sus proyectos de manera descoordinada, sin saber si se pueden aplicar los conocimientos previos adquiridos en proyectos similares realizados por la empresa con anterioridad, y lo más importante, saber si los proyectos que la empresa acomete están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa:

 

Seguramente en alguna ocasión nos hemos cuestionado alguna de las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo de alineados están mis proyectos con los objetivos estratégicos del negocio?
  • ¿Tengo un entendimiento adecuado del valor ganado de los proyectos de mi organización?
  • ¿Cuáles son los riesgos claves de mis proyectos?
  • ¿Cómo interactúan (se complementan) los proyectos en mi organización?
  • ¿Cómo mi organización prioriza los proyectos?
  • ¿Cuál es el nivel y capacidad de absorción de mi organización al cambio?
  • ¿Cuáles y porqué son los proyectos con bajo desempeño en mi organización?
  • ¿Cómo aprovechar los conocimientos de proyectos similares ya ejecutados por mi empresa?

Con objeto de responder todas estas cuestiones surge la necesidad de implantar de establecer una organización estructurada de gestión de proyectos, denominada "oficina de proyectos" (PMO - Project Management Office).

 

Funciones de la PMO

 

La principal función deuna PMO es brindar apoyo a los directores de proyecto de diferentes formas:

  • Priorizar el orden de ejecución de los proyectos de la empresa, en función de la disponibilidad de recursos de la misma y su alineamiento con los objetivos estratégicos
  • Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la PMO
  • Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos
  • Instruir, orientar, capacitar y supervisar
  • Vigilar el cumplimientode las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías
  • Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida del proyecto
  • Coordinar la comunicación entre proyectos

Tipos de PMO

 

El proceso de implantación de una PMO en una empresa debe estar precedido de dos preguntas previas:

 

  1. ¿Qué tipo/estructura de organización tengo en mi empresa?
  2. ¿Hacia qué tipo/estructura organizacional quiero dirigirme?

 

En función de las respuestas a estas preguntas, podremos definir básicamente tres modelos de PMO:

 

Fuerte

En este modelo la organización PMO opera como una organización central de administración de los proyectos. Este tipo de modelos maneja la cartera de proyectos (portfolio) a su interior y los gerentes de proyectos dependen del administrador de la oficina.

Consultivo/Staff

En este modelo la oficina de proyectos entrega capacitación, acompañamiento, coaching y mentoring a los gerentes de proyecto de las diferentes unidades de negocio de la organización. La ventaja de este modelo es que es menos invasivo a la organización.

Mixto

En el cual la PMO toma control de algunos proyectos (más críticos, en problemas, u otro criterio) y otros quedan en las unidades de negocio utilizando un modelo más consultivo

Ventajas la empresa

 

Las principales ventajas de la creación de una PMO por parte de la organización se podrían resumir en tres:

 

  • Al estar dedicada a controlar el comportamiento de los proyectos, se minimiza así el riesgo de fracaso.
  • Procesos y métricas estándar para todos los proyectos, facilitando de esta forma la integración y adaptación del personal a los diferentes proyectos.
  • Se centraliza el apoyo a los directores y jefes de proyectos, por lo que se consigue reducción de costes

 

Triangulo de valor de una PMO

 

Una PMO ofrece un conjunto de alternativas válidas para aquellas organizaciones que la implementan.

  

Estándar

Es un conjunto de políticas y procedimientos para gobernar los procesos de los proyectos de una organización. Se estandarizan plantillas, informes, métricas, etc.

Conocimiento

Ejecutar actividades asociados con la adquisición y diseminación de conocimiento para beneficiar a los Project Managers (Training, Bases de Datos de conocimiento, etc.).

Consultaría

Asistir y/o gestionar las prácticas de los Project Managers.